Managementassistent Radboudumc Health Academy

Wil jij samen met ons werken aan het beste onderwijs? Ben jij een echte verbindende kracht die overzicht weet te bewaren? Vind je het een uitdaging om te ontzorgen? Dan zoeken we jou als enthousiaste collega voor ons managementsecretariaat!

Als managementassistent bij de Radboudumc Health Academy ondersteun je primair de bedrijfskundig directeur; dit is jouw belangrijkste aandachtsgebied. Daarnaast ondersteun je samen met de andere management assistenten het managementteam van de Health Academy, bestaande uit twee directieleden en twee managers.

Je hebt een signalerende rol, werkt proactief en bewaart het overzicht, ook wanneer de druk toeneemt. Samen zorgen jullie voor optimale ondersteuning.

Hoe ziet je dag eruit?

Geen dag is hetzelfde! Je hebt een breed en afwisselend takenpakket. Je plant en coördineert complexe interne en externe afspraken en beheert diverse agenda's. Daarnaast zorg je ervoor dat dossiers op orde zijn.

Je bewaakt de opvolging van acties en afspraken, verzorgt inkomende en uitgaande e-mail en post en stelt verslagen op van vergaderingen en bijeenkomsten. Ook draag je actief bij aan de verbetering van werkprocessen en de kwaliteit van de dienstverlening. Vanuit jouw kennis en expertise lever je een waardevolle bijdrage aan projecten.

Je voert je werkzaamheden grotendeels zelfstandig uit, waarbij je kunt sparren met en terugvallen op je collega’s binnen het team.

In onderlinge afstemming is er, zodra je voldoende bent ingewerkt, de mogelijkheid om een deel van je werkzaamheden vanuit huis uit te voeren.

Kortom, een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische onderwijsomgeving.

Je taken en verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Agendabeheer: zorgdragen voor een zorgvuldige planning van (complexe) afspraken en het voorbereiden en opvolgen daarvan.
• Afhandeling van telefoon, post en e-mail voor diverse postbussen.
• Plannen en organiseren van (grote) bijeenkomsten met interne en externe deelnemers.
• Notuleren van directie- en management overleggen.
• Verwerken van conceptdocumenten, rapporten, verslagen en presentaties.
• Verzorgen van de organisatorische en administratieve voorbereiding en afwikkeling van interne nieuwsbrieven en publicaties.
• Ondersteunen van projecten.
• Verstrekken van gegevens en opstellen van overzichten.
• Voorbereiden en redigeren van presentaties.
• Ondersteunen bij ICT-, HR-, financiële en organisatorische zaken.
• Beheren van SharePoint.
• Aanleggen van digitale werkdossiers en verzorgen van archivering.
• Beheren en vastleggen van werkprocessen en werkinstructies binnen het team.