Secretarieel medewerker FLEX | AVG-Praktijk

Voor een tijdelijke opdracht binnen het Radboudumc zijn wij op zoek naar een nauwkeurige en flexibele Secretarieel Medewerker FLEX. In deze ondersteunende rol werk je binnen de AVG-Praktijk samen met Artsen Verstandelijk Gehandicapten (AVG) en een GZ-psycholoog. Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van verwijzingen, het beheren van patiëntgegevens, het plannen van afspraken en het afhandelen van correspondentie. Met jouw zorgvuldige en proactieve werkwijze draag je bij aan een efficiënte organisatie van de zorg en een optimale ondersteuning van cliënten met een verstandelijke beperking.

Beschikbaarheid

• Periode: per direct beschikbaar voor een periode van minimaal 6 maanden, met een mogelijke verlenging tot maximaal 1 jaar.
• Werkdagen: flexibel in te delen, bij voorkeur tussen maandag en donderdag.
• Werktijden: flexibel in te vullen binnen reguliere kantooruren.

Taken en verantwoordelijkheden

Verwijzingen ZorgDomein:

• Nieuwe verwijzingen controleren in de postbus ZorgDomein.
• Verwijzingen doorzetten voor triage. Na terugkoppeling:
  • afspraak inplannen, óf
  • verwijzing afwijzen met de aangegeven motivatie
• Na het plannen van een afspraak de uitnodigingsbrief, praktijkfolder en het toestemmingsformulier per e-mail of post versturen.

E-mailverwerking:

• Binnengekomen e-mails verwerken in HC.
• Relevante informatie in het dossier verwerken (knippen/plakken).
• Vragen die niet zelfstandig beantwoord kunnen worden doorsturen naar de betrokken AVG-arts.

Postverwerking:

• Binnengekomen post inscannen en verwerken in het patiëntendossier.
• Daarna de originele post voorzien van een paraaf en in de showmap in de backoffice leggen voor de betrokken AVG-arts.

Uitgaande correspondentie:

• Door de AVG-arts gemaakte brieven in HC verwerken.
• Brieven verzenden naar de huisarts en, indien van toepassing, naar ouders, cliënt of zorginstelling per e-mail of post.

Telefonie:

In de ochtend nemen de assistentes de telefoon voor de AVG-praktijk aan. Binnenkomende vragen worden beoordeeld op:

• receptaanvragen;
• hulpvragen;
• afspraken.

Afhankelijk van de vraag:

• spoedrecepten direct doorzetten;
• patiënten verwijzen naar het AVG-mailadres;
• hulpvragen of receptaanvragen per e-mail doorzetten naar de AVG-arts.

Agenda:

• Nieuwe afspraken plannen.
• Afspraken verplaatsen bij vakantie of afwezigheid van de AVG-arts.

Administratie:

• Nieuwe patiënten aanmaken in HC, inclusief patiënten voor de poli Sterker op eigen benen.
• MDO's plannen.
• Informatie opvragen bij externe instanties.
• (Lab)uitslagen opvragen.