Secretaresse Heelkunde (Vaat-en Transplantatiechirurgie & Research)

Binnen een team van secretaresses verzorg je de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning voor het team Vaat- en Transplantatiechirurgie.

Samen met een van de vaatchirurgen ben je verantwoordelijk voor het werkrooster. Dit vraagt om overzicht, nauwkeurigheid en het vermogen om vanuit een helikopterview naar de werkzaamheden en prioriteiten binnen het team te kijken. Je hebt contact met collega’s binnen het ziekenhuis en met diverse externe, ook internationale, partijen.

Daarnaast bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan de research coördinator en waarbij je schakelt binnen de gehele research groep van Heelkunde. Dit deel van de functie is een nieuw in te vullen functie. Naast hieronder genoemde taken biedt dit de mogelijkheid om proactief met de research coördinator hier invulling aan te geven.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Verzorgen van secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning voor het team Vaat- en Transplantatiechirurgie.
• Samen met een van de vaatchirurgen zorgdragen voor het werkrooster.
• Behandelen van telefoonverkeer en het plannen en voorbereiden van afspraken.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen ten behoeve van het Vaat- en Transplantatiechirurgie team en het RGL (Research Group Leaders), inclusief het bewaken van actiepunten.
• Coördineren van de chirurgische protocollen.
• Verzorgen van digitaal dossierbeheer, waaronder het controleren, verwerken en op de juiste plek opslaan van wetenschappelijke documenten en contracten.
• Uitvoeren van HR-gerelateerde administratieve taken, zoals het doorbelasten van gewerkte uren naar projecten en het controleren van registraties in TimeTell.

Je werkt in een team waarin iedereen een eigen aandachtsgebied heeft. Natuurlijk schakel je met collega’s wanneer er extra ondersteuning nodig is en nemen jullie tijdens vakantieperiodes noodzakelijke werkzaamheden van elkaar over.