Secretaresse HR Arbeid- en Organisatiebeleid

Als secretaresse van het werkveld Arbeid- en Organisatiebeleid binnen het HR secretariaat werk je nauw samen met jouw collega's. Binnen deze gevarieerde functie zijn jouw werkzaamheden voornamelijk gericht op de coördinatie en ondersteuning van de secretarissen van de benoemingsadviescommissies en de ondersteuning van de arbeidsjuristen van het werkveld.

De benoemingsadviescommissies worden ingesteld voor de werving en selectie van (kandidaat-) hoogleraren/afdelingshoofden en centrumdirecteuren binnen het Radboudumc. Waar de samenstelling van deze commissies per procedure verschilt, ben jij met drie van jouw collega's binnen dit secretariaat en samen met de secretarissen van de commissies, de constante factor die zorgt voor een soepel verloop van de procedures.

Samen met de secretarissen begeleid je het gehele proces van de benoeming: van vacature of leeropdracht tot aan de benoeming zelf. Voor het plannen van complexe afspraken heb je contact met leidinggevenden en ondersteuners in de gehele organisatie. Daarnaast heb je contacten met externe partijen, voorzitters en kandidaten.

Als spin in het web plan je complexe vergaderingen, regel je de vergaderfaciliteiten, maak je de concept agenda voor de bijeenkomst, schakel je met voorzitters en kandidaten en bewaak je de voortgang van het proces. Je verzorgt de verzending van de vergaderstukken en andere correspondentie binnen deze benoemingsprocedures.

Daarnaast ondersteun je in deze rol van Secretaresse HR samen met jouw collega's het juridische team van HR. De juridisch adviseurs van HR behandelen individuele arbeidszaken en adviseren over advies- en instemmingsaanvragen voor de Ondernemingsraad. De beleidsjuristen van HR houden zich vooral bezig met het opstellen van het arbeidsvoorwaardenbeleid, personeelsregelingen en ander HR-beleid op het gebied van arbeidsrecht. Hierbij draag je zorg voor de administratieve afhandeling van overeenkomsten en het registreren van nevenwerkzaamheden.

Met de secretarissen en de juristen heb je korte lijntjes, wat maakt dat je snel en prettig met elkaar kan schakelen over de werkzaamheden. Binnen het team van management assistente en secretaresses, vul je elkaar aan en vervangt elkaar waar nodig, zo vorm je samen een sterke eenheid in deze ondersteuning!

Taken en verantwoordelijkheden

• Telefoonbehandeling, email- en postverkeer en bewaken van de voortgang van actiepunten.
• Agendabeheer, maken van complexe afspraken waarbij inlevend vermogen en inzicht nodig zijn.
• Proactief ondersteunen van de secretarissen in de benoemingsprocessen en ondersteunen van de HR arbeidsjuristen.
• Brieven opstellen en op juistheid controleren.
• Verslagleggen van werkoverleggen (af en toe een verslag/actiepuntenlijst opstellen).
• Op verzoek gegevens en standaardoverzichten verstrekken uit registraties.
• Werkdossiers aanleggen, bewaken en opvolgen van acties, stukken archiveren.
• Organisatorisch en administratief voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen (plannen van complexe vergaderingen, vergaderfaciliteiten regelen, conceptagenda opstellen, voortgang bewaken, verzenden van vergaderstukken en overige correspondentie verzorgen binnen de benoemingsprocedures).